ما هو الإجراء؟

تعريف الإجراء بإختصار هو شرح كيفية تنفيذ نشاط او مجموعة من الأنشطة لعملية ما، ويوضح الإجراء تتابع الخطوات، وتحديد ما هو المطلوب عمله لكل خطوة .

ما هى إجراءات التشغيل القياسية SOP ؟

هي وثيقة قياسية تصف تفاصيل إجراء تنفيذ الأنشطة الروتينية. ويتضمن ذلك معايير الجودة ذات الصلة والمرجعية لقواعد العمل، والمعايير، أو اللوائح، وذلك لضمان التنفيذ الفعال والمخرجات المتجانسة.

ويمكن شرح كل خطوة فردية من الإجراء في تعليمات عمل تفصيلية.

تبسيط إجراءات العمل :

تعاني العديد من الشركات من وجود مشاكل إدارية وتقنية نتيجة صعوبة وتعقد إجراءات العمل بها، وذلك يرجع فى البداية الى إتباع نظم غير صالحة او غير مناسبة للشركة، مما ينتج عنه صعوبة إجراءات العمل وصعوبة الالتزام بها او اتباعها، وفى تلك الحالة تكثر الأخطاء، ولذلك فيجب ان تسعي الشركة الى تبسيط إجراءاتها وذلك من خلال الإجراءات التالية:

• دراسة النظام وإجراءات العمل الحالية وتحديد أوجه القصور والضعف بها
• الاستماع الى مقترحات الموظفين والمسؤولين عن تنفيذ الإجراءات
• وضع خطة للتطوير والتحديث وتحديد أهداف من عملية التطوير لقياسها فى نهاية المشروع
• البحث عن انظمة اكثر تبسيطاً وسهلة فى الاستخدام او البحث عن تكنولوجيات جديدة اكثر تقدماً
• دراسة اى نظام قبل تطبيقه دراسة وافية ومحايدة
• تدريب العاملين على الانظمة واجراءات العمل المطبقة
• كتابة اجراءات عمل مبسطة بالاعتماد على الكوادر المتخصصة بالشركة او من خلال تكليف استشاري لكتابة وتطوير اجراءات العمل. 

إجراءات التشغيل القياسية وبيئات العمل الإلكترونية

وتظهر الحاجة الملحة للإجراءات فى تشغيل وإدارة الشركات، مثل عمليات البيع والتسويق وتقدين الخدمات وتخزين المنتجات وتوزيعها أو إجراءات الصيانة وخدمة العملاء وخدمة ما بعد البيع، وإجراءات التوظيف … الخ وغيرها الكثير من الإجراءات.

ونظراً لزيادة حاجة الشركات لأتمنة المعلومات، فقد اصبح مفهوم إعادة هندسة إجراءات العمل و تبسيط إجراءات العمل متداولاً بكثرة فى الأوساط التجارية والشركات وقطاع المال والأعمال، والتى تُركز على دراسة كيفية تداخل العمليات الإدارية داخل المنظمة، وذلك لتجنب اية اخطاء عند الانتقال الى بيئة العمل الإلكترونية.ولذا فيجب على كل منظمة تطمح الى العمل بشكل منظم ان يكون لديها إجراءات عمل مكتوبة وموثقة ومفهومة بواسطة العاملين بالشركة.

فوائد كتابة وتوثيق إجراءات العمل ؟

• وجود إجراءات منظمة يتم العمل بموجبها داخل المنشأة
• تقليل الجهود والموارد اللازمة للرقابة والمتابعة.
• توفير إجراءات عمل توفر الوقت والجهد اللازم لأتمتة انظمة العمل بالمنشأة
• رفع كفاءة وفعالية العمليات والأنشطة بالمنشأة.
• سهولة اكتشاف الأخطاء ونقاط الضعف داخل منظومة العمل
• سهولة توزيع المهام والمسؤوليات على الموظفين والعاملين وتحقيق المساوة فيما بينهم.

 العناصر الفعالة فى تنفيذ اى عملية:

• مالك العملية Process Owner:
  وهو الشخص المسؤول عن تلك العملية وإدارتها تفاصيلها وتوزيع المسؤوليات على الموظفين فيما يخص تلك العملية، ومراقبة ادائها واتخاذ القرارات الفورية لحل المشاكل والعقبات والأخطاء، وعادة يكون ذلك الشخص من الصف الثاني من المدراء middle managers
• خبير العملية Process Expert:
  وهو الشخص صاحب الخبرة بالعناصر الخاصة بعملية الانتاج او تقديم الخدمة ورأيه يكون استشاري وليس له صلاحية التعديل المباشر  ويكون دوره استشاري او اشرافي
• منفذ العملية Process Worker:
  وهو الشخص أو مجموعة الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ العملية End User .

أهمية تحسين العمليات : 

تحسين العمليات ابرز دليل على صحة النظام وقدرته على الاستمرار، ويأتى ذلك من خلال قدرته على تحسين معدلات الأداء وتقليل الفواقد والهوالك بما يسمح على زيادة فرصة النمو وتقليل التكاليف وبالتالى زيادة الارباح وهى حجز الزاوية فى استمرار قدرة المنظمة على التطور وتحقيق رضاء عملاؤها والاطراف المعنية والمستفيدة منها.

* منقول.